Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) merupakan bagian dari upaya pemerintah dalam mewujudkan tata kelola yang terbuka, transparan, dan akuntabel sebagaimana diamanatkan oleh Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). Undang-undang ini menjamin hak setiap warga negara untuk mengetahui informasi publik yang dikuasai oleh badan publik, serta mewajibkan badan publik, termasuk Kementerian Keuangan dan unit di bawahnya seperti DJKN, untuk menyediakan dan melayani informasi secara cepat, tepat, dan sederhana.

Sebagai tindak lanjut atas UU tersebut, Kementerian Keuangan menetapkan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) Nomor 278/KMK.01/2012, yang menjadi dasar awal pembentukan PPID di seluruh unit Eselon I, termasuk DJKN. Dalam implementasinya, DJKN menunjuk Direktorat Hukum dan Humas sebagai PPID yang menangani permintaan informasi publik secara terpusat. PPID pada masa ini berfokus pada penyusunan Daftar Informasi Publik, pengklasifikasian informasi, serta pelayanan terhadap permintaan informasi yang masuk, baik dari masyarakat umum, akademisi, maupun pemangku kepentingan lainnya.

Namun, seiring berkembangnya kebutuhan masyarakat terhadap akses informasi yang lebih luas dan cepat, serta adanya kebutuhan untuk mendekatkan layanan informasi ke satuan kerja di daerah, maka Kementerian Keuangan menerbitkan KMK Nomor 89/KMK.01/2017. Keputusan ini memperkuat struktur organisasi PPID dengan membaginya menjadi tiga tingkatan:

1. PPID Tingkat I, berada di Kantor Pusat DJKN dan dilaksanakan oleh Direktorat Hukum dan Humas,
2. PPID Tingkat II, berada di seluruh Kantor Wilayah DJKN,
3. PPID Tingkat III, berada di seluruh Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL).

Model desentralisasi ini memungkinkan permintaan informasi publik dilayani langsung oleh unit terdekat yang memiliki kewenangan dan penguasaan substansi atas informasi tersebut, serta mempercepat proses layanan informasi.

Untuk melengkapi dan memperkuat landasan operasional pengelolaan informasi, Kementerian Keuangan juga menerbitkan sejumlah Peraturan Menteri Keuangan (PMK) yang menjadi pedoman teknis bagi seluruh PPID di lingkungan Kemenkeu. Di antaranya:

1. PMK Nomor 132/PMK.01/2012 tentang Pedoman Layanan Informasi Publik di Kementerian Keuangan.
2. PMK Nomor 200/PMK.01/2016 tentang Pedoman Layanan Informasi Publik oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dan Perangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Keuangan.
3. PMK Nomor 129/PMK.01/2019 tentang Pedoman Layanan Informasi Publik oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Keuangan dan Perangkat Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Keuangan, yang menyelaraskan ketentuan dengan perubahan struktur organisasi dan dinamika pelayanan publik.
4. Terakhir, diterbitkan PMK Nomor 110/PMK.01/2022 yang menjadi pedoman terkini bagi seluruh unit kerja dalam mengelola informasi publik, menetapkan klasifikasi informasi, serta mengatur mekanisme koordinasi antar tingkatan PPID.

Penguatan regulasi ini dilengkapi dengan penetapan KMK Nomor 351/KMK.01/2022 yang menetapkan PPID Pelaksana secara resmi di seluruh unit Eselon I Kementerian Keuangan, termasuk DJKN. Melalui KMK ini, nomenklatur PPID Pelaksana digunakan untuk merujuk pada unit kerja pelaksana layanan informasi publik, yang terdiri dari PPID Tingkat I, Tingkat II, dan Tingkat III. Penetapan ini memberikan legitimasi dan kepastian hukum atas peran masing-masing unit DJKN dalam penyelenggaraan layanan keterbukaan informasi publik.

Untuk melengkapi struktur dan kebijakan nasional tersebut, serta menjawab kebutuhan akan pedoman teknis yang lebih kontekstual dengan tugas dan fungsi DJKN, pada tahun 2024 ditetapkan Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor KEP-40/KN/2024 tentang Pedoman Pengelolaan Layanan Informasi di Lingkungan DJKN. KEP ini menjadi regulasi internal DJKN yang mengatur secara teknis pelaksanaan layanan informasi di seluruh satuan kerja DJKN. Pedoman ini mencakup standar operasional pelayanan, pengelolaan permintaan informasi, penguatan peran petugas layanan informasi di masing-masing tingkat, serta pengawasan dan pelaporan pelaksanaan keterbukaan informasi publik di DJKN.

Dengan hadirnya KEP-40/KN/2024, DJKN kini memiliki landasan teknis yang lebih detail dan operasional dalam mengelola layanan informasi. Pedoman ini juga menjadi instrumen penting untuk memastikan konsistensi layanan informasi, mendorong profesionalisme petugas PPID, dan memperkuat posisi DJKN sebagai institusi publik yang terbuka dan siap memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat.

Seluruh perjalanan regulasi dan pembentukan kelembagaan ini menunjukkan bahwa PPID DJKN dibangun secara bertahap dan sistematis, seiring dengan perkembangan kebutuhan masyarakat serta kebijakan nasional mengenai keterbukaan informasi. Saat ini, PPID DJKN telah bertransformasi menjadi garda terdepan dalam mewujudkan keterbukaan informasi publik, tidak hanya sebagai pemenuhan kewajiban administratif, tetapi juga sebagai bentuk tanggung jawab moral dan sosial kepada masyarakat.